Bezpečnostní audity jsou důležitou součástí řízení firemních procesů. Slouží k ověření, zda systémy a dokumentace odpovídají požadovaným standardům a poskytují spolehlivé informace. Pro firmy jde nejen o způsob, jak zajistit shodu s legislativními požadavky, ale také o příležitost pro zlepšení vnitřních procesů.
Co je bezpečnostní audit
Bezpečnostní audit je systematické hodnocení, při kterém nezávislá osoba posuzuje fungování procesů, pracovišť a dokumentace. Audity mohou být interní, tedy prováděné vlastními zaměstnanci, nebo externí, které provádějí specializované firmy.
Oblasti auditů jsou různorodé – od finančních přes audity kvality a ochrany životního prostředí až po bezpečnost a ochranu zdraví při práci (BOZP).
Příprava na audit krok za krokem
- Porozumění procesům Každá společnost má nastavené procesy, které je třeba dodržovat. Legislativní povinnosti, jako například evidence pracovních ch \u00frazů, jsou pevě dané, ale detaily si určuje každá firma sama. Dobře nastavené postupy usnadní přípravu.
- Pravidelná aktualizace dokumentace Nenechávejte přípravu na poslední chvíli. Pravidelně kontrolujte a doplňujte dokumentaci, abyste měli všechny potřebné podklady připravené.
- Sestavte tým U rozsáhlejších auditů je vhodné vytvořit tým, který zajistí hladký průběh. Informujte klíčové osoby a zajistěte jejich účast.
- Harmonogram příprav Sepište si jasný plán, co je třeba zvládnout. U BOZP auditů se zpravidla řeší:
- školení zaměstnanců,
- lékařské prohlídky,
- kategorizace prací,
- osobní ochranné prostředky,
- rizika a preventivní opatření.
- Zkontrolujte plán auditu Získejte od auditorů přehled bodů, které budou přezkoumávány. To vám pomůže předem si připravit odpovídající podklady.
- Odstraňte předchozí neshody Podívejte se na závady z minulých auditů a ujistěte se, že byly řádně odstraněny. Pokud ne, stanovte opatření a termíny pro jejich nápravu.
- Aktualizace klíčových dokumentů Ujistěte se, že klíčové dokumenty, jako je politika společnosti, analýza rizik nebo interní směrnice, jsou aktuální.
- Vytvořte přehledovou zprávu Připravte si zprávu shrnující vývoj v důležitých oblastech za uplynulé období. Zahrňte grafy, meziroční srovnání a výsledky opatření.
- Stanovte si cíle Vedení firmy by mělo stanovit jasné cíle, kterých chce dosáhnout. U BOZP může jít například o snížení počtu pracovních ch \u00frazů.
- Předběžný audit Proveďte vlastní kontrolu systému. Případné nedostatky lze odhalit a odstranit před příchodem auditorů.
- Zajistěte úpravy pracovišť a občerstvení Uklizené a čisté prostředí udělá dobrý dojem. Menší občerstvení může auditorům zpříjemnit návštěvu.
- Informujte vedení Vedení společnosti by mělo být informováno o průběhu auditu a zúčastnit se jeho zahájení a ukončení.
- Blokace kalendáře a rezervace prostor Během auditu si neplánujte jiné aktivity. Zajistěte, aby byla zasedací místnost k dispozici auditorům.
- Vytvořte příjemnou atmosféru Příjemné vystupování a vstřícnost jsou klíčové pro hladký průběh auditu.
Závěr
Dobře připravená firma má audit pod kontrolou. Klíčem k úspěchu je průběžná práce během celého roku. Audity by neměly být viděny jako hrozba, ale jako příležitost ke zlepšení.